M-Filesilla tehostat työtäsi ja lisäät tuottavuutta

Tiedonhallintajärjestelmä M-Files auttaa löytämään oikeat tiedot heti, kun niitä tarvitset. Helppo hakutoiminto, automatisoidut työnkulut sekä sovelluksiin ja järjestelmiin tehdyt integraatiot tehostavat yrityksen tuottavuutta ja lisäävät johdonmukaisuutta työntekoon.

M-Files-tiedonhallintajärjestelmällä voit muun muassa:

• tallentaa ja järjestää tietoa ja dokumentteja
• hallita projekteja
• luoda vuosikelloja
• ajastaa muistutuksia itsellesi ja muille
• merkata tapaamisia itsellesi ja muille
• ylläpitää tarjouskantaa
• luoda tehtävänantoja työntekijöille
• voidaan integroida mm. taloushallinnon palveluihin

M-Filesissa tietoa etsitään perinteisen kansiorakenteen sijaan eri hakusanoilla. Järjestelmä on metatietopohjainen, eli etsittävä tieto haetaan dokumentin asiayhteyden tai sisällön perusteella, esimerkiksi asiakkaan nimellä, sopimusnumerolla tai päivämäärällä.

- Tavallisessa kansiorakenteessa on ongelmana, että ihmiset lisäävät dokumentteja eri nimillä, eri versioita ja eri paikkoihin. Työntekijöillä menee paljon aikaa oikean dokumentin etsimiseen. M-Filesissa kaikki on yhdessä paikassa ja versiointihistorian ansiosta tiedostosta on saatavilla aina ajantasaisin versio, Kosilan tiedonhallinnan yksikön päällikkö Jari Lundell kiteyttää.

M-Filesilla voit automatisoida työnkulkua ja esitäyttää dokumentteja asiakastietokohtaisesti. Tämä nopeuttaa ja sujuvoittaa työntekoa ja vähentää mahdollisten virheiden määrää dokumenteissa.

Tietoturvaa käyttäjäkohtaisista suojausoikeuksista

M-Files tehostaa projektinhallintaa. Sillä voidaan luoda tehtävänantoja eri työntekijöille, jotka pitää olla tehtynä tiettyyn ajankohtaan mennessä.

Ihmisille voidaan asettaa erilaiset suojausoikeudet, joka lisää merkittävästi yrityksen tietoturvallisuutta. Suojausoikeuksilla voidaan määritellä, kuka voi muokata tiedostojen sisältöä, tarkastella sisältöä tai ei voi nähdä tiedostoja laisinkaan.

- Työ johdonmukaistuu, kun työntekijät näkevät sellaisia dokumentteja ja projekteja, joita oikeasti tarvitsevat.



M-Files asennetaan omalle palvelimelle tai käytetään pilvipalveluna. M-Files räätälöidään aina asiakkaan tarpeisiin ja sitä voidaan myöhemmin muokata tarpeen mukaan.

- Minä en keksi ketään, kenelle tämä ei sopisi. Kaikki jotka käsittelevät tietoa ja pitävät yritystänsä arvokkaana, hyötyvät tästä palvelusta, Lundell sanoo.

Konttoripiste tarjoaa M-Files-tiedonhallintajärjestelmää yhteistyössä Kosilan kanssa. Jos kiinnostuit M-Filesista, ota yhteyttä Konttoripisteen myyntiin!